Privacyverklaring en cookies

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Van Hoften Tandprothetiek is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de eigen praktijkvoering en via deze website. Afhankelijk van de vestiging waarop uw behandeling, afspraak of nota betrekking heeft, zijn de volgende inschrijvingsgegevens van toepassing:

Algemeen contact: 043 737 02 29 · info@vanhoftentandprothetiek.nl
Zorgverlener-AGB: 93000565

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Identiteitsbewijs en BSN

Als zorgaanbieder moeten wij bij patiënten de identiteit kunnen controleren en kunnen wij wettelijk verplichte identificatiegegevens en het BSN verwerken. Wij vragen u niet om een kopie van uw identiteitsbewijs via het openbare websiteformulier te sturen.

3. Waarom gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daar een doel en een geldige grondslag voor bestaat. Dit kan zijn:

• Uw verzoek beantwoorden: om u terug te bellen, een intake te plannen, informatie te geven of een klacht of vraag af te handelen.
• De behandelingsovereenkomst uitvoeren: voor onderzoek, advies, vervaardiging en plaatsing van een prothese, controles, reparaties, nazorg en dossiervoering.
• Wettelijke verplichtingen nakomen: onder andere regels voor het medisch dossier, identificatie in de zorg, declaraties, fiscale administratie en kwaliteit van zorg.
• Gerechtvaardigde belangen: voor veilige praktijkvoering, fraudepreventie, netwerk- en websitebeveiliging, kwaliteitsverbetering en het kunnen onderbouwen van onze dienstverlening. Wij wegen dit belang af tegen uw privacy.
• Uw toestemming: voor vrijwillige marketing en communicatie per e-mail en voor cookies of externe media waarvoor toestemming nodig is. Marketingtoestemming staat los van een contactverzoek of behandeling, is nooit vooraf aangevinkt en kan altijd weer worden ingetrokken.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze alleen wanneer dit noodzakelijk en toegestaan is voor goede zorg, het medisch dossier, declaratie of een andere wettelijke zorgtaak.

Geen geautomatiseerde behandelbesluiten

De ProtheseWijzer en andere informatie op de website geven algemene informatie. Zij stellen geen diagnose en nemen geen geautomatiseerde beslissing over uw behandeling, vergoeding of toegang tot zorg. Een behandelaar bespreekt uw situatie persoonlijk met u.

4. Met wie kunnen wij gegevens delen?

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dat nodig is voor zorg, administratie, techniek, beveiliging of een wettelijke verplichting. Mogelijke ontvangers zijn:

• medewerkers en behandelaars die de gegevens voor hun taak nodig hebben;
• tandtechnische laboratoria, tandtechnici en andere betrokken zorgverleners;
• zorgverzekeraars, verwijzers en declaratie- of administratiediensten wanneer dit nodig en toegestaan is;
• leveranciers voor hosting, e-mail, back-up, websitebeveiliging en praktijksoftware, waaronder Odontium;
• Microsoft 365 voor de beveiligde e-mailafhandeling van contactverzoeken en inschrijvingen;
• Mailchimp/Intuit wanneer u vrijwillig toestemming geeft voor marketing en communicatie per e-mail;
• overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Implant Company en Infomedics

Implant Company kan als zelfstandig zorgaanbieder binnen onze locatie in Gulpen onderzoeken of behandelen. Voor hun behandeling, dossier en declaraties zijn Implant Company en eventueel hun betaaldienst Infomedics zelf verantwoordelijk. Van Hoften Tandprothetiek heeft geen inzage in het volledige declaratiesysteem van Implant Company/Infomedics. Vragen daarover moeten rechtstreeks aan hen worden gesteld.

Verwerkers en geheimhouding

Met dienstverleners die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig schriftelijke privacy- en beveiligingsafspraken. Zorgverleners en medewerkers zijn bovendien gebonden aan beroepsgeheim of een geheimhoudingsplicht.

5. Website, cookies en externe diensten

Functionele cookies

Functionele cookies en vergelijkbare technieken kunnen nodig zijn om de website, formulieren, beveiliging en uw cookievoorkeuren goed te laten werken. Hiervoor is niet altijd toestemming nodig.

Statistieken via Google Analytics 4

Google Analytics wordt pas geladen nadat u in de cookiemelding kiest voor ‘Statistieken toestaan’. Als u kiest voor ‘Alleen noodzakelijk’, wordt de Analytics-tag niet geladen en worden geen analytische cookies geplaatst. Na toestemming kan Google Analytics cookies plaatsen, waaronder _ga, om bezoeken te onderscheiden en anonieme gebruiksstatistieken samen te stellen. Advertentiefuncties en personalisatie voor advertenties blijven uitgeschakeld. U kunt uw keuze op ieder moment wijzigen via ‘Cookievoorkeuren’ onderaan de website.

Contactformulieren, Mailchimp, marketing en communicatie per e-mail

Formuliergegevens worden via de beveiligde websiteverbinding rechtstreeks verzonden naar de Microsoft 365-mailbox van Van Hoften Tandprothetiek. De website bewaart de inhoud van het formulier niet in een eigen patiëntendatabase. Een contactverzoek en toestemming voor marketing zijn twee afzonderlijke keuzes. Alleen wanneer u de aparte, vrijwillige marketingkeuze aanvinkt en een e-mailadres invult, sturen wij uw e-mailadres, naam, onderwerpkeuzes en toestemmingsregistratie ook naar Mailchimp/Intuit. Een nieuw adres ontvangt eerst een bevestigingsverzoek van Mailchimp en wordt pas na bevestiging definitief ingeschreven. Een eerder afgemeld adres wordt niet automatisch opnieuw ingeschreven. Wij gebruiken deze kanalen niet als patiëntendossier en vragen u geen medische gegevens in te vullen. U kunt uw marketingtoestemming op ieder moment intrekken via een afmeldmogelijkheid in de e-mail of via info@vanhoftentandprothetiek.nl, zonder gevolgen voor uw behandeling.

OpenStreetMap en routeplanning

Voor de locatiekaart gebruiken wij kaartmateriaal van OpenStreetMap. Bij het laden van kaarttegels kunnen technische gegevens, waaronder uw IP-adres, door de kaartdienst worden ontvangen. Routeknoppen openen Google Maps pas nadat u zelf op de knop klikt; vanaf dat moment geldt ook het privacybeleid van Google.

YouTube

De video over onze digitale werkwijze wordt niet automatisch geladen. Pas nadat u zelf op afspelen klikt, maakt uw browser verbinding met YouTube en kan Google/YouTube technische gegevens verwerken.

Google-reviews

Op de pagina Ervaringen tonen wij openbare Google-reviews van onze locaties. Deze reviews zijn al openbaar op Google. Wanneer u een link naar Google opent, geldt het privacybeleid van Google. Op onze website kunt u geen review plaatsen.

Externe links en sociale media

Links naar fabrikanten, beroepsorganisaties, Facebook of andere externe websites maken pas verbinding met die partij nadat u erop klikt. Die externe partij is verantwoordelijk voor de verwerking op de eigen website.

Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe leveranciers, waaronder partijen van Google en Intuit/Mailchimp, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij beperken de gegevensdeling en gebruiken waar vereist passende contractuele of wettelijke waarborgen. De externe aanbieder kan daarnaast een eigen privacyverklaring hanteren.

U kunt uw cookiekeuze via de cookermelding of cookie-instellingen van de website aanpassen. Het blokkeren van niet-noodzakelijke cookies heeft geen gevolgen voor uw toegang tot de gewone patiënteninformatie.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

• Medisch dossier: in beginsel minimaal 20 jaar vanaf de laatste wijziging in het dossier. Langer bewaren kan nodig zijn voor goede zorg, het belang van een ander of een andere wettelijke verplichting.
• Financiële en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, of langer wanneer een specifieke wettelijke bewaarplicht geldt.
• Contactformulier en losse informatievragen: niet langer dan nodig om uw verzoek af te handelen en eventuele vervolgafspraken vast te leggen. Wordt de informatie onderdeel van uw behandeling, dan kan deze in het patiëntendossier terechtkomen.
• Informatie per e-mail: totdat u zich afmeldt of uw toestemming intrekt. Een beperkte registratie van de afmelding kan worden bewaard om te voorkomen dat u opnieuw ongevraagd wordt ingeschreven.
• Websitebeveiliging en technische loggegevens: zo kort mogelijk en alleen zolang dit nodig is voor beveiliging, storingsonderzoek en misbruikpreventie.
• Back-ups: gegevens kunnen tijdelijk langer in beveiligde back-ups aanwezig zijn en worden volgens de vaste back-upcyclus overschreven of verwijderd.

Wanneer een bewaartermijn is verlopen, verwijderen of anonimiseren wij de gegevens, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of aantoonbaar noodzakelijk is.

7. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Wij nemen passende organisatorische en technische maatregelen. Denk aan beperkte toegangsrechten, persoonlijke accounts, beveiligde verbindingen, updates, back-ups, logging, geheimhouding, veilige opslag en afspraken met leveranciers. Medewerkers krijgen alleen toegang tot gegevens die zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Geen enkel digitaal systeem kan ieder risico volledig uitsluiten. Vermoedt u dat gegevens verkeerd zijn verzonden of dat sprake kan zijn van een beveiligingsincident? Neem dan zo snel mogelijk telefonisch contact met ons op via 043 737 02 29.

8. Welke privacyrechten heeft u?

U kunt, afhankelijk van de situatie, verzoeken om:

• inzage in de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
• correctie of aanvulling van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens wanneer het recht op dataportabiliteit van toepassing is;
• bezwaar tegen een verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen wij een verzoek tot verwijdering niet altijd uitvoeren wanneer gegevens op grond van de WGBO, fiscale regels of een andere wettelijke plicht moeten worden bewaard, of wanneer bewaring noodzakelijk is voor goede zorg of een juridisch geschil.

Hoe dient u een verzoek in?

Stuur een e-mail naar info@vanhoftentandprothetiek.nl of neem telefonisch contact op. Vermeld zo duidelijk mogelijk op welk recht en welke gegevens uw verzoek betrekking heeft. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit veilig vast te stellen. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs per gewone e-mail.

Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan de wettelijke termijn worden verlengd; daarover informeren wij u.

Klacht indienen

Bespreek een privacyvraag of klacht bij voorkeur eerst met ons, zodat wij naar een oplossing kunnen zoeken. U heeft daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens ↗.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

De website, onze werkwijze en privacyregels kunnen veranderen. Daarom kunnen wij deze verklaring aanpassen. Bovenaan staat altijd de datum van de nieuwste versie. Bij een belangrijke wijziging informeren wij patiënten of abonnees via een passende route.

Deze openbare verklaring geeft uitleg over onze gegevensverwerking. Interne beveiligingsmaatregelen, verwerkersafspraken en het verwerkingsregister worden om veiligheids- en vertrouwelijkheidsredenen niet volledig openbaar gemaakt.