Déclaration de confidentialité et cookies

1. Qui est responsable de vos données ?

Van Hoften Tandprothetiek est responsable du traitement des données personnelles dans ses activités et sur ce site. Les informations d’enregistrement suivantes s’appliquent selon le cabinet concerné par votre traitement, rendez-vous ou facture :

Contact général : 043 737 02 29 · info@vanhoftentandprothetiek.nl
Code AGB du soignant : 93000565

2. Quelles données personnelles traitons-nous ?

Pièce d’identité et BSN

En tant que prestataire de soins, nous devons être en mesure de vérifier l'identité des patients et nous pouvons traiter les données d'identification légalement requises ainsi que le BSN. Nous ne vous demandons pas d'envoyer une copie de votre pièce d'identité via le formulaire du site public.

3. Pourquoi utilisons-nous vos données ?

Nous traitons les données personnelles uniquement pour une finalité et sur une base juridique valable. Il peut s’agir de :

• Pour répondre à votre demande : pour vous rappeler, programmer un premier entretien, informer ou traiter une réclamation ou question.
• Pour exécuter la convention de traitement : pour l’examen, les conseils, la fabrication et la pose de prothèses, les contrôles, réparations, suivi et tenue du dossier.
• Respecter les obligations légales : notamment les règles du dossier médical, de l’identification des patients, de la facturation, de l’administration fiscale et de la qualité des soins.
• Intérêts légitimes : pour la sécurité du cabinet, la prévention des fraudes, la sécurité du réseau et du site, l’amélioration de la qualité et la justification de nos services. Nous mettons cet intérêt en balance avec votre vie privée.
• Votre consentement : pour le marketing et la communication volontaires par e-mail, ainsi que les cookies ou médias externes nécessitant un accord. Le consentement marketing est distinct d’une demande de contact ou d’un traitement, n’est jamais précoché et peut toujours être retiré.

Les données de santé sont des données personnelles sensibles. Nous les traitons uniquement lorsque cela est nécessaire et autorisé pour des soins appropriés, le dossier médical, la facturation ou une autre mission légale de soins.

Aucune décision de traitement automatisée

Le ProtheseWijzer et d'autres informations sur le site Web fournissent des informations générales. Ils ne diagnostiquent pas et ne prennent aucune décision automatisée concernant votre traitement, votre remboursement ou votre accès aux soins. Un praticien discutera personnellement de votre situation avec vous.

4. Avec qui pouvons-nous partager des données ?

Nous ne vendons pas vos données personnelles. Elles sont partagées uniquement si nécessaire aux soins, à l’administration, à la technique, à la sécurité ou à une obligation légale. Les destinataires possibles sont :

• collaborateurs et praticiens ayant besoin des données pour leur mission ;
• laboratoires et techniciens en prothèse dentaire et autres soignants concernés ;
• assureurs, praticiens référents et services de facturation ou d’administration lorsque cela est nécessaire et autorisé ;
• prestataires d’hébergement, messagerie, sauvegarde, sécurité du site et logiciels de cabinet, dont Odontium ;
• Microsoft 365 pour le traitement sécurisé par e-mail des demandes de contact et des inscriptions ;
• Mailchimp/Intuit lorsque vous consentez volontairement au marketing et aux communications par e-mail ;
• autorités, organismes de contrôle ou autres parties lorsque la loi l’exige.

Implant Company et Infomedics

Implant Company peut réaliser des examens et des traitements dans nos locaux à Gulpen en tant que prestataire indépendant. Implant Company et, le cas échéant, son service de paiement Infomedics sont responsables de leurs traitements, dossiers et factures. Van Hoften Tandprothetiek n’a pas accès à l’ensemble du système de facturation Implant Company/Infomedics. Les questions correspondantes doivent leur être adressées directement.

Sous-traitants et confidentialité

Lorsque cela est nécessaire, nous concluons des accords écrits de confidentialité et de sécurité avec les prestataires qui traitent des données personnelles pour notre compte. Les professionnels de santé et les collaborateurs sont également tenus au secret professionnel ou à une obligation de confidentialité.

5. Site Internet, cookies et services externes

Cookies nécessaires et vos préférences

Les cookies nécessaires et les techniques similaires sont toujours actifs, car le site, les formulaires et la sécurité ne peuvent pas fonctionner correctement sans eux. Le cookie vh_cookie_preferences_v2 mémorise pendant six mois au maximum votre choix de cookies nécessaires seuls ou avec statistiques. Ce cookie ne contient aucune donnée de patient et n’est pas utilisé pour la publicité. Nous demandons toujours votre accord avant Google Analytics.

Notifications de visite sur la page destinée aux professionnels qui adressent des patients

Après votre consentement aux statistiques, nous conservons un identifiant aléatoire de navigateur dans votre navigateur pendant 180 jours au maximum. Le cabinet reçoit au maximum une notification de visite par navigateur toutes les 24 heures, ainsi qu'une notification lorsque vous modifiez un champ du calculateur, même sans demander l'envoi du résultat par e-mail. Le même identifiant relie ces événements entre eux, sans les associer à votre nom ni à votre adresse e-mail. Les valeurs du calculateur et les adresses IP ne sont pas enregistrées dans ces notifications. Pour éviter les e-mails en double, nous conservons chez Netlify l'identifiant haché, l'heure du dernier événement de chaque type et le statut d'envoi. Les notifications arrivent dans notre boîte Microsoft 365. Vous pouvez désactiver les statistiques via les préférences de cookies ; l'identifiant est alors supprimé lors de l'utilisation de cette page. Cette mesure concerne uniquement les visiteurs qui autorisent les statistiques.

Statistiques via Google Analytics 4

Google Analytics est chargé uniquement après le choix « Nécessaires + statistiques » dans le bandeau de cookies. Si vous choisissez « Uniquement les cookies nécessaires », la balise Analytics n’est pas chargée et aucun cookie analytique n’est déposé. Après consentement, Google Analytics peut déposer des cookies, notamment _ga, pour distinguer les visites et réaliser des statistiques d'utilisation anonymes. Les fonctionnalités publicitaires et la personnalisation des annonces resteront désactivées. Vous pouvez modifier votre choix à tout moment via « Préférences en matière de cookies » en bas du site.

Formulaires de contact, Mailchimp, marketing et communication par email

Les données du formulaire sont transmises directement, par la connexion sécurisée du site, à la boîte Microsoft 365 de Van Hoften Tandprothetiek. Le site ne conserve pas le contenu du formulaire dans sa propre base de données de patients. Une demande de contact et le consentement marketing sont deux choix distincts. Ce n’est que si vous cochez l’option marketing séparée et facultative et indiquez une adresse e-mail que nous transmettons aussi votre adresse, votre nom, les sujets choisis et l’enregistrement du consentement à Mailchimp/Intuit. Une nouvelle adresse reçoit d’abord une demande de confirmation de Mailchimp et n’est définitivement inscrite qu’après confirmation. Une adresse précédemment désinscrite n’est pas réinscrite automatiquement. Ces canaux ne servent pas de dossier patient et nous vous demandons de ne pas saisir de données médicales. Vous pouvez retirer votre consentement marketing à tout moment par le lien de désinscription de l’e-mail ou via info@vanhoftentandprothetiek.nl, sans conséquences sur votre traitement.

OpenStreetMap et calcul d'itinéraire

Nous utilisons OpenStreetMap pour la carte des cabinets. Le chargement des tuiles peut transmettre au service cartographique des données techniques, dont votre adresse IP. Les boutons d’itinéraire n’ouvrent Google Maps qu’après votre clic ; sa politique de confidentialité s’applique alors aussi.

YouTube

La vidéo sur notre méthode de travail numérique ne se charge pas automatiquement. Ce n'est qu'après avoir cliqué sur Play que votre navigateur se connectera à YouTube et que Google/YouTube pourra traiter les données techniques.

Avis Google

Sur la page Avis, nous affichons les avis Google publics de nos cabinets. Ces avis sont déjà publics sur Google. Lorsque vous ouvrez un lien vers Google, sa politique de confidentialité s'applique. Vous ne pouvez pas publier d'avis sur notre site.

Liens externes et réseaux sociaux

Les liens vers les fabricants, les organisations professionnelles, Facebook ou d'autres sites externes n'établissent une connexion avec ces tiers que lorsque vous cliquez dessus. Chaque tiers est responsable du traitement des données sur son propre site.

Traitement hors de l’Espace économique européen

Sommige externe leveranciers, waaronder partijen van Google en Intuit/Mailchimp, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Wij beperken de gegevensdeling en gebruiken waar vereist passende contractuele of wettelijke waarborgen. De externe aanbieder kan daarnaast een eigen privacyverklaring hanteren.

Vous pouvez modifier votre choix dans le bandeau ou les paramètres des cookies du site. Refuser les cookies non nécessaires n’empêche pas l’accès aux informations habituelles destinées aux patients.

6. Combien de temps conservons-nous les données ?

• Dossier médical : en principe au moins 20 ans après la dernière modification du dossier. Une durée supérieure peut être nécessaire à la qualité des soins, à l’intérêt d’autrui ou à une autre obligation légale.
• Gestion financière et fiscale : en principe 7 ans, ou davantage si une obligation légale spécifique l’impose.
• Formulaire de contact et questions d'informations individuelles : pas plus longtemps que nécessaire pour traiter votre demande et consigner les rendez-vous suivants. Si ces informations font partie de votre traitement, elles peuvent intégrer le dossier patient.
• Informations par e-mail : jusqu’à votre désinscription ou retrait du consentement. Une trace limitée de la désinscription peut être conservée pour éviter une réinscription non sollicitée.
• Sécurité du site et journaux techniques : le moins longtemps possible, uniquement pour la sécurité, l’analyse des dysfonctionnements et la prévention des abus.
• Sauvegardes : les données peuvent rester temporairement plus longtemps dans les sauvegardes sécurisées et sont écrasées ou supprimées selon le cycle prévu.

À l’expiration du délai de conservation, nous supprimons ou anonymisons les données, sauf obligation légale ou nécessité démontrable de les conserver davantage.

7. Comment protégeons-nous les données personnelles ?

Nous prenons des mesures organisationnelles et techniques adaptées : droits d’accès limités, comptes personnels, connexions sécurisées, mises à jour, sauvegardes, journaux, confidentialité, stockage sécurisé et accords fournisseurs. Les collaborateurs n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur travail.

Aucun système numérique ne peut exclure tous les risques. Vous pensez que des données ont été envoyées au mauvais destinataire ou qu’un incident de sécurité a pu se produire ? Contactez-nous au plus vite par téléphone au 043 737 02 29.

8. De quels droits disposez-vous en matière de confidentialité ?

Selon la situation, vous pouvez demander :

• accès aux données personnelles que nous traitons à votre sujet ;
• rectification ou complément des données inexactes ;
• suppression des données ;
• limitation du traitement ;
• transfert des données lorsque le droit à la portabilité s’applique ;
• opposition à un traitement fondé sur un intérêt légitime ;
• retrait d’un consentement précédemment donné.

Ces droits ne sont pas absolus. Nous ne pouvons par exemple pas toujours supprimer des données si leur conservation est imposée par la WGBO, les règles fiscales ou une autre obligation légale, ou si elle est nécessaire à la qualité des soins ou à un litige juridique.

Comment soumettre une demande ?

Envoyez un e-mail à info@vanhoftentandprothetiek.nl ou contactez-nous par téléphone. Précisez le droit et les données concernés par votre demande. Nous pouvons demander des informations complémentaires pour vérifier votre identité en sécurité. N’envoyez pas spontanément une copie d’identité par e-mail ordinaire.

Nous répondons en principe sous un mois. Pour une demande complexe, le délai légal peut être prolongé ; nous vous en informons.

Déposer une réclamation

Il est préférable de discuter d'abord d'une question ou d'une plainte en matière de confidentialité avec nous, afin que nous puissions trouver une solution. Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès du Autorité néerlandaise de protection des données ↗.

Modifications de cette déclaration de confidentialité

Le site Web, nos méthodes de travail et nos règles de confidentialité peuvent changer. Nous pouvons donc modifier cette déclaration. La date de la dernière version est toujours en haut. En cas de changement important, nous informerons les patients ou abonnés par une voie appropriée.

Cette déclaration publique explique notre traitement des données. Les mesures de sécurité internes, les accords de traitement et le registre de traitement ne sont pas entièrement rendus publics pour des raisons de sécurité et de confidentialité.